Những người tổ chức sự kiện hay còn gọi là “event planner” có nhiệm vụ làm mọi công việc, gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối sự kiện để tổ chức một sự kiện thành công.
Những người tổ chức sự kiện có nhiệm vụ làm mọi công việc, gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối sự kiện để tổ chức một sự kiện thành công. Như vậy, họ có trách nhiệm lên kế hoạch sự kiện, phân công công việc, liên hệ đến những công ty thiết kế, liên hệ tất cả khách mời và đối tác, nắm thông tin chính xác về sự kiện… Nếu sự kiện bị thay đổi lịch trình mà “event planner không thể quản lý rủi ro tốt, sự kiện sẽ thất bại. Do đó, việc chuẩn bị chi tiết cho chương trình là nhiệm vụ quan trọng nhất của nhân viên sự kiện.
Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện là gì?
Chú trọng vào chi tiết
Tổ chức sự kiện là công cụ marketing để làm đẹp hình ảnh cho thương hiệu hoặc sản phẩm tùy theo mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là cơ hội để các cá nhân hoặc tổ chức gặp gỡ, trao đổi và kết giao với những khách mời, đối tác, cơ quan công quyền, truyền thông. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện không đơn giản, nó giống như việc bạn ráp một bức tranh với vô vàn những chi tiết nhỏ. Sự hoàn hảo của sự kiện thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp. Do đó, các event planner đều phải chú trọng tiểu tiết để hoàn thành bức tranh lớn hoàn thiện.
Chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
Mỗi mục tiêu sự kiện yêu cầu hình thức sự kiện khác nhau và địa điểm tổ chức khác nhau. Do đó, hai từ “phù hợp” rất quan trọng trong khâu chọn địa điểm.
Ví dụ, nếu thương hiệu muốn tổ chức chương trình họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… thì bạn nên chọn những khách sạn có các tiêu chuẩn “sao”. Khi khách có tiêu chuẩn đánh giá cao sẽ tối ưu điều kiện tổ chức sự kiện hơn, đồng thời thể hiện sự sang trọng mà sự kiện đang hướng tới.
Kế tiếp, hãy xem xét sức chứa của địa điểm so với danh sách khách mời. Dù bạn có chọn nhà hàng khách sạn hàng đầu TPHCM nhưng không đủ chỗ cho khách mời thì sự kiện đó coi như thất bại.
Ví dụ, các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt ở TPHCM hoặc khách sạn Melia và Daewoo ở Hà Nội sẽ phù hợp với sức chứa 500 người trở lên.
Đảm bảo những yếu tố về âm thanh và an ninh
Không phải sự kiện nào cũng chú trọng dàn âm thanh nhưng với những sự kiện mang tính cộng đồng cao thì điều này rất quan trọng.
Ví dụ, bạn đang tổ chức sự kiện giao lưu cộng đồng, tổ chức ở các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… thì bạn cần đảm bảo hệ thống máy lạnh, ánh sáng, âm thanh, an ninh, vệ sinh…
Tốt nhất là bạn nên dành thời gian chạy thử chương trình để kiểm soát những rủi ro có thể xảy ra.
Đảm bảo sự đồng bộ của các bộ phận
Có nhiều bộ phận tham gia tổ chức sự kiện. Sự liên kết và đồng bộ từ cách làm đến cách kiểm tra giữa các bộ phận rất quan trọng.
Ví dụ, bộ phận âm thanh phải chuẩn bị thật tốt trước khi ca sĩ lên biểu diễn. Nhóm thiết kế phải đảm bảo sân khấu phù hợp trước khi người mẫu lên sàn.
Tìm hiểu thêm: top đơn vị tổ chức sinh nhật hàng đầu tại Việt Nam
Một số sai lầm đáng lưu ý khi tổ chức sự kiện
Không kịp chuẩn bị nội dung cho MC trước ngày tổ chức
MC và nội dung chương trình phải được thể hiện đồng nhất để đảm bảo chương trình không trở thành câu chuyện hài hước. Để đảm bảo chi tiết này, bạn cần chuẩn bị kịch bản cho MC trước ngày tổ chức. Nếu bạn gửi kịch bản cho họ trước vài giờ hoặc ngay khi chương trình bắt đầu, họ sẽ không chuẩn bị kịp.
Không thống nhất được phong cách với khách mời
Mỗi chương trình đều có “format” riêng và định hình phong cách riêng từ trang trí, âm nhạc đến kịch bản chương trình. Do đó, nếu bạn có mời người nổi tiếng hay khách mời, hãy yêu cầu họ thực hiện theo phong cách đó cho phù hợp.
Thiếu bảng danh mục công việc và công cụ theo dõi tiến độ
Đừng ỉ lại quá vào trí nhớ của mình vì bạn sẽ quên mất vài chi tiết nhỏ nhặt do quá bận rộn. Do đó, hãy luôn mang theo bảng danh mục công việc để theo dõi tiến độ và đánh giá việc thực hiện, chuẩn bị của các bộ phận.
Thiếu giải pháp xử lý khủng hoảng
Sự kiện chuyên nghiệp phải có giải pháp xử lý khủng hoảng, tính đến trường hợp xấu nhất có thể xảy ra để đảm bảo không có bất kỳ sơ suất nào khi sự kiện diễn ra. Như chúng ta đã thảo luận từ lúc mở bài của bài viết này – sự hoàn hảo tạo nên đẳng cấp của sự kiện và thương hiện.
Xem thêm: top đơn vị trang trí lễ hội tại Phú Quốc