Địa điểm là phần quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi xác định được địa điểm, bạn mới có thể lên kế hoạch cho những phần tiếp theo.
Địa điểm là phần quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi xác định được địa điểm, bạn mới có thể lên kế hoạch cho những phần tiếp theo. Do đó, khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện bạn hãy cân nhắc qua nhiều yếu tố để đảm bảo tính phù hợp của địa điểm đối với tính chất và yêu cầu sự kiện. Hãy cùng Bo Decor Việt Nam điểm qua những lưu ý sau.
Những lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Giao thông thuận lợi
Địa điểm mà bạn chọn có đảm bảo di chuyển thuận tiện không? Một nơi khó tìm, khó đến sẽ khiến cho khách tham dự thấy nản lòng. Những đơn vị doanh nghiệp lớn luôn tổ chức sự kiện ở trung tâm thành phố, đây được xem là địa điểm lý tưởng nhất. Còn nếu ngân sách sự kiện không cho phép bạn lựa chọn những địa điểm đắt đỏ như thế thì ít nhất cũng hãy kiểm tra tình trạng giao thông ở địa điểm bạn chọn.
Ngoài ra, khi tổ chức sự kiện dài ngày, bạn cần bố trí nơi lưu trú cho khách ở xa gần địa điểm tổ chức sự kiện. Do đó, trong trường hợp này, bạn cần tìm hiểu thêm những khách sạn ở xung quanh địa điểm.
Có nhiều nhà hàng gần đó
Trong trường hợp, doanh nghiệp yêu cầu tổ chức ăn uống ở ngoài tiệc, thì bạn nên chọn những nhà hàng sang trọng xung quanh nơi tổ chức. Như vậy, mọi người sẽ tiết kiệm thời gian di chuyển và thoải mái thưởng thức những món ăn ngon với dịch vụ tốt nhất. Nếu xung quanh địa điểm tổ chức có nhiều nhà hàng, bạn có thể lựa chọn nơi phù hợp nhất với chiết khấu và dịch vụ tốt.
Tìm hiểu thêm: đơn vị trang trí tiệc đầy tháng cao cấp
Sức chứa của địa điểm
Không gian tổ chức rộng rãi luôn tạo sự thoải mái và dễ làm khách hàng hài lòng hơn vì không ai thích chen chút trong một nơi nhỏ hẹp. Thông qua danh sách khách mới, bạn hãy tìm một nơi có sức chứa phù hợp với quy mô sự kiện. Hãy tính toán luôn cả phần trang trí và dự phòng cho trường hợp vượt quá số lượng khách mời dự kiến. Bạn nên chuẩn bị không gian rộng rãi và địa điểm có nhiều phòng nếu tổ chức sự kiện mở cửa tự do nhé!
Các dịch vụ kèm theo
Địa điểm cần cung cấp các dịch vụ kèm theo như âm thanh, ánh sáng, internet… hoặc những dịch vụ mà bạn cần cung cấp tại chỗ cho bữa tiệc. Địa điểm nào cung cấp đa dạng các dịch vụ sẽ giúp bạn tiết kiệm công sức và chi phí hiệu quả. Đặc biệt, bạn nên lưu ý đến các dịch vụ như món ăn nhẹ trong giờ nghỉ ngơi, nhân viên phục vụ,…
Chi phí phù hợp
Dựa theo ngân sách sự kiện, bạn cần tìm một địa điểm có mức phí phù hợp để tránh vượt chỉ tiêu. Trước tiên bạn hãy tham khảo giá ở nhiều địa điểm tiềm năng khác nhau, sau đó, so sánh chất lượng dịch vụ và giá cả để có lựa chọn tốt nhất.
Yếu tố an toàn
Trước khi thuê địa điểm, bạn đừng quên khảo sát hệ thống phòng cháy chữa cháy trong tòa nhà vì sự cố xảy ra luôn vượt ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Do đó, phòng ngừa rủi ro là cách tốt nhất để chúng ta đảm bảo sự thành công cho sự kiện. Ngoài ra, hãy khảo sát cơ quan cảnh sát và bệnh viện gần đó để kịp thời phản ứng khi rủi ro xảy ra.
Tìm hiểu thêm: đơn vị trang trí Tết nguyên Đán trung tâm thương mại