Tổ chức sự kiện ngoài trời hiện đang là loại hình tổ chức sự kiện được yêu thích nhất hiện nay với không gian thoáng đãng, phong cách mới lạ với sức chứa lớn hơn rất nhiều so với các loại hình tổ chức còn lại.
Tổ chức sự kiện ngoài trời hiện đang là loại hình tổ chức sự kiện được yêu thích nhất hiện nay với không gian thoáng đãng, phong cách mới lạ với sức chứa lớn hơn rất nhiều so với các loại hình tổ chức còn lại. Vậy để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, bạn cần chú ý đến những vấn đề gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của Bo Decor nhé.
Kế hoạch chi tiết cho sự kiện ngoài trời
Chỗ giữ xe
Sự kiện ngoài trời thường rất hạn chế về chỗ giữ xe vì thường những địa điểm này sẽ không có sẵn các bãi đậu xe như trong các nhà hàng khách sạn. Nhà tổ chức thường phải tự sắp xếp các khu vực để xe và người coi giữ. Để làm được điều này, bạn cần có sự tính toán và bố trí hợp lý các khu vực để xe đủ chỗ chứa cho tất cả các xe của khách mời tham dự sự kiện. Đồng thời là đội ngũ bảo vệ đảm bảo coi giữ tốt nhất cho tài sản của khách hàng.
Trang trí sự kiện
Mỗi sự kiện đều cần có sự trang trí, sáng tạo với những phong cách khác nhau để tạo nên vẻ đẹp riêng và sự độc đáo của mình. Bạn cần xác định mục đích và chủ đề chính của sự kiện để từ đó đưa ra những ý tưởng trang trí phù hợp. Bên cạnh sự sáng tạo, việc trang trí cũng cần có sự sắp xếp phù hợp và lựa chọn chủ đề phù hợp với tính chất của sự kiện.
Kế hoạch dự phòng
Các sự kiện ngoài trời phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố thời tiết. Có rất nhiều trường hợp có thể xảy ra khiến sự kiện của bạn bị lỡ hoặc phải hoãn lại. Chính vì vậy, để đảm bảo sự kiện ngoài trời luôn được diễn ra tốt nhất, ngoài việc lựa chọn thời gian tổ chức hợp lý, bạn luôn phải chuẩn bị các kế hoạch dự phòng cho những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra để đảm bảo sự kiện vẫn luôn được diễn ra đúng theo kế hoạch.
++ Đâu là công ty tổ chức tiệc kỷ niệm chuyên nghiệp?
Thực đơn ăn uống
Đối với mỗi sự kiện, thực đơn ăn uống là một phần vô cùng quan trọng đánh vào tâm lý của khách hàng. Để có một thực đơn phù hợp và hoàn hảo nhất, bạn phải có lựa lựa chọn và đánh giá kỹ lưỡng dựa trên địa điểm tổ chức, tính chất sự kiện và khẩu vị của đa số khách hàng,… Đồ ăn thức uống cần được đảm bảo vệ sinh và an toàn thực phẩm và đồng thời được tính toán để đủ cho tất cả các khách mời, tránh trường hợp thiếu hụt hoặc dư thừa quá nhiều dẫn đến lãng phí và tốn kém.
Vệ sinh
Vệ sinh luôn là vấn đề quan trọng trong các sự kiện ngoài trời. Bạn cần đảm bảo vệ sinh khu vực diễn ra sự kiện một cách tốt nhất bằng cách bố trí nhiều điểm vứt vác hoặc người dọn vệ sinh thường xuyên trong sự kiện. Ngoài ra, vấn đề dọn dẹp và đảm bảo vệ sinh sạch sẽ trước và sau khi tổ chức sự kiện cũng cần đặc biệt lưu ý để trả lại địa điểm tổ chức một cách tốt nhất sau khi sự kiện diễn ra.
An ninh trật tự
Vì là sự kiện ngoài trời nên cũng khó tránh khỏi các trường hợp xô xát hoặc móc túi, trộm cắp,… Chính vì vậy, khi tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần bố trí đội ngũ bảo vệ an ninh trật tự khi sự kiện diễn ra một cách tốt nhất.
Trên đây là những chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời của Bo Decor. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho những sự kiện ngoài trời sắp tới của mình.
++ Hãy liên hệ đến Bo Decor Việt Nam nếu Quý Khách đang cần tìm đơn vị trang trí Tết ta trung tâm thương mại.