Lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất của “event planner”.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất của “event planner”. Nếu không có kinh nghiệm và khả năng nhìn bao quát các yêu cầu và vấn đề thì họ khó tránh khỏi những sai lầm. Để giảm thiểu rủi ro và đưa sự kiện đến thành công, bạn hãy tham khảo những lưu ý cần tránh như sau cùng dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín của Bo Decor Việt Nam nhé!
Điểm qua một số lưu ý cần tránh khi tổ chức sự kiện
Chọn địa điểm không thích hợp
Nếu địa điểm được chọn không phù hợp với ngân sách hoặc tiêu chí của sự kiện thì xem như sự kiện mất đi hơn một nửa cơ hội thành công. Phần lớn ngân sách bạn sẽ dùng để thuê địa điểm và những yếu tố liên quan đến địa điểm. Do đó, bạn cần khảo sát những khoản chi tại địa điểm đó, bao gồm cả khoản chi tiềm năng. Tiếp đến, hãy phân tích rõ ràng những chi phí, lợi ích và rủi ro của các địa điểm ưu tiên để so sánh và đưa ra lựa chọn phù hợp nahát.
Thiếu tính nhất quán hoặc rõ ràng trong mục tiêu
Mục tiêu tổ chức sự kiện là kim chỉ nam để những người làm “event” nhắm đúng hướng và hướng dẫn nhân viên đi đúng đường. Mục tiêu rõ ràng và nhất sẽ làm nền tảng cho sự thành công của sự kiện. Thông qua mục tiêu, bạn sẽ có điều kiện để triển khai những công tác liên quan như truyền thông, thiết kế trang trí, chọn địa điểm, chọn chủ đề trang trí, lập kế hoạch tổ chức sự kiện…
Ngoài ra, mục tiêu sẽ giúp bạn biết cách làm thế nào để thu hút và tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách mời hay nhà tài trợ.
Tìm hiểu thêm: công ty tổ chức tiệc tất niên cao cấp
Không chia sẻ thông tin thành công đến đối tượng mục tiêu
Điều này sẽ khiến cho sự kiện của bạn thiếu đi sự tương tác và sự tham gia của người tham dự. Một sự kiện đã chuẩn bị chỉnh chu mọi mặt nhưng nếu thiếu hoặc thất bại trong công tác truyền thông, tiếp cận khách hàng thì khó lòng thành công. Do đó, bạn cần có kế hoạch chia sẻ thông tin, thông điệp và mục tiêu chương trình đến với khách hàng mục tiêu để thu hút họ.
Chủ quan trong khâu kiểm tra
Các công việc trong quá trình tổ chức sự kiện đều được chia nhỏ và do nhiều nhân viên quản lý. Nguyên nhân của việc này là để dễ kiểm tra. Để đảm bảo không có rủi ro và sai sót, bất kỳ ai có trách nhiệm trong mỗi hạng mục đều phải kiểm tra và kiểm tra liên tục.
Ngoài việc thiết kế thi công trang trí sự kiện, bạn cần kiểm tra những dịch vụ hoặc những người đã đặt lịch trước như hệ thống âm thanh, người mẫu, MC, PG, khách mời…
Thiếu văn bản hợp tác
Dù thân cận đến mấy, khi hợp tác với bất kỳ đơn vị đối tác nào, bạn cũng cần phải ký cam kết bằng văn bản để nhắc họ về trách nhiệm và nghĩa vụ đôi bên đối với vấn đề đó. Nếu như chỉ thỏa thuận miệng và tin tưởng vào sự uy tín của đối tác, bạn sẽ có lúc gặp rắc rối, phiền phức và rơi vào những cuộc cãi vã không cần thiết.
Chọn nhà cung cấp không thích hợp
Bạn cần kiểm tra cẩn thận chất lượng của tất cả các dịch vụ cần thuê như công ty thuê xe sự kiện, giải trí, các công ty phục vụ… nếu đó là lần đầu tiên bạn thuê đơn vị đó. Bên cạnh đó, hãy tham khảo kinh nghiệm của những “bậc tiền bối” để xử lý các tình huống rủi ro hiệu quả hơn trong vấn đề này. Hãy nhớ rằng, khi sự kiện thành công, khách hàng sẽ chỉ biết đến bạn và khi thất bại cũng thế. Sẽ không có đơn vị dịch vụ nào có thể đứng ra chịu trách nhiệm trước những sai sót diễn ra trong sự kiện ngoài bạn. Tất cả những điều này sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn trong ngành.
Tham khảo thêm: top đơn vị tổ chức tiệc tân niên tại Đà Nẵng