Quy trình xin sponsor cho sự kiện

Xin sponsor được hiểu là việc đi vận động các sự tài trợ để có kinh phí thực hiện tổ chức sự kiện một cách tốt nhất. Không chỉ tạo ra lợi nhuận cho cả hai bên, việc xin tài trợ đồng thời tạo ra những mối quan hệ ý nghĩa giữa các tổ chức, nhà tài trợ và đối tượng mà sẽ giúp bạn tăng giá trị cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Vậy quy trình xin tài trợ được thực hiện như thế nào? Bạn cần lưu ý những vấn đề gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam Bo Decor nhé.

Làm thế nào để có gói tài trợ tốt cho sự kiện?

Xây dựng gói tài trợ

Để tổ chức được sự kiện, bạn cần có sự tài trợ từ các đơn vị, nhãn hàng hoặc thương hiệu khác nhau. Nhưng muốn nhận được sự tài trợ thì bạn phải tạo ra được lợi nhuận, giúp các nhà tài trợ đạt được mục đích mà họ mong muốn. Chính vì vậy việc xây dựng các gói tài trợ là vô cùng cần thiết và bạn nên tập trung vào lợi nhuận về mặt đầu tư và lợi ích thương mại.

Công việc xây dựng gói tài trợ bạn cần chú ý một số vấn đề như:

Thêm “giá trị gia tăng” cho các gói tài trợ

Các mục có thể được bao gồm trong các gói tài trợ

Thông qua số liệu đánh giá để xác định giá các gói tài trợ

Thiết lập các gói tài trợ

Lập bàn kế hoạch sơ bộ để thuyết phục nhà tài trợ

Để có thể thuyết phục nhà tài trợ một cách tốt nhất, bạn cần lên một bản kế hoạch ngắn gọn về những điểm nổi bật, các cơ hội và mục tiêu và họ có thể đạt được thông qua sự kiện. Ngoài ra, bạn cũng nên hiểu rõ sự khác biệt giữa tài trợ và đóng góp. Đóng góp cũng là một cách xin tài trợ những cách tiếp cận khác nhau và bạn nên sử dụng một đề nghị gây quỹ.

++ Bạn có đang cần tìm: top đơn vị tổ chức gala dinner tại Nha Trang

Xác định các nhà tài trợ tiềm năng cho sự kiện của bạn

Việc xác định các nhà tài trợ phù hợp và nghiên cứ các công ty tiềm năng cho sự kiện là vô cùng quan trọng. Bạn cần lên danh sách những nhà tài trợ tiềm năng để có được cách tiếp cận cũng như thuyết phục tốt hơn từ việc tìm hiểu mục đích và các vấn đề mà họ quan tâm. 

Để vận động tài trợ hiệu quả, bạn cần xác định sự kiện của bạn thuộc loại nào, khách mời của sự kiện là ai,… vì đây những là những yếu tố giúp bạn khoanh vùng những nhà tài trợ và khách hàng tiềm năng của họ. Tiếp cận các nhà tài trợ có cùng đối tượng mục tiêu và các giá trị sẽ khả thi hơn khi thỏa thuận.

Tiếp cận các nhà tài trợ

Việc tiếp cận các nhà tài trợ cần được thực hiện một cách phù hợp. Để tiếp cận tốt nhất bạn cần tìm ra người chịu trách nhiệm cho việc tài trợ của mỗi công ty. Sau đó thực hiện việc thuyết phục và nêu ra những lợi ích, cơ hội để thu hút và chuẩn bị để thảo luận về cơ hội kích hoạt từ các gói tài trợ với họ.

Đàm phán và ký kết

Khi đã có cơ hội và thuyết phục cao hơn, bạn có thể lập văn bản chi tiết hơn và thêm vào các chi tiết như điều khoản thanh toán, vị trí đặt logo, thanh toán cho quảng cáo, lợi ích cho người tham dự từ các công ty tài trợ. Bạn cũng nên cân nhắc đến việc tư vấn pháp lý để đảm bảo hợp đồng là công bằng cho cả hai bên.

Thực hiện và theo dõi

Sau khi ký kết hợp đồng và đi vào thực hiện sự kiện. Hãy cung cấp cho các nhà tài trợ bằng chứng cho thấy bạn hoàn thành các cam kết của mình thông qua ảnh, video,… Và đừng quên gửi đến họ những lời cảm ơn chân thành nhất.

Trên đây là những thông tin mà Bo Decor chia sẻ đến bạn về việc xin tài trợ cho sự kiện một cách tốt nhất. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp các bạn thực hiện thành công trong công tác vận động tài trợ cho các sự kiện sắp tới.

+++ Mời bạn tham khảo thêm: công ty tổ chức tiệc kỷ niệm Đà Nẵng