Tổ chức sự kiện là cả một quá trình bao gồm rất nhiều công việc khác nhau từ việc lên ý tưởng, kế hoạch cho đến các công tác chuẩn bị và thực hiện sự kiện.
Tổ chức sự kiện là cả một quá trình bao gồm rất nhiều công việc khác nhau từ việc lên ý tưởng, kế hoạch cho đến các công tác chuẩn bị và thực hiện sự kiện. Tuy nhiên, ít ai biết rằng, để tổ chức sự kiện một cách hợp lệ, chúng ta cần thực hiện xin cấp các loại giấy phép cần thiết khi tổ chức. Vậy việc này được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Bo Decor tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Giấy phép sự kiện có cần thiết không?
Những giấy tờ cơ bản khi đi xin giấy phép
Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép mà bạn cần chuẩn bị bao gồm:
Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép,
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh,
Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng),
Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép,
Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình.
Xin cấp giấy phép cần chú ý những gì?
Trong kế hoạch tổ chức một sự kiện, việc xin cấp giấy phép là công việc cần được thực hiện càng sớm càng tốt. Trong khi thực hiện chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ có thể xảy ra rất nhiều các vấn đề khác nhau. Chính vì vậy, bạn nên có sự chuẩn bị và thực hiện sớm để kịp thời xử lý và khắc phục các vấn đề sự cố xảy ra.
Nếu sự kiện có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền, bản ghi lời bài hát, hồ sơ passport (nếu có nghệ sĩ nước ngoài),..
Nếu sự kiện có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương.
Nếu sự kiện là một giải đấu thì cần phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện.
Nếu sự kiện có bán vé bạn phải nộp kèm maket vé bán.
Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu…
Chú ý cả về thời gian nộp và nhận lại giấy phép và tính toán thời gian hợp lý, tính trước các ngày nghỉ để kịp thời nhận lại giấy tờ cho phù hợp với thời gian diễn ra sự kiện.
Công ty tổ chức tiệc kỷ niệm tại Việt Nam Bo Decor Việt Nam sẽ giúp bạn chuẩn bị chi tiết cho sự kiện.
Xin cấp phép tại các địa phương
Nếu bạn đang thực hiện một dự án tổ chức sự kiện có quy mô ở nhiều tỉnh thì bạn chỉ cần xin giấy phép ở một tỉnh, và nộp Giấy phép của tỉnh đó cho địa phương nơi tổ chức để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức. Tuy nhiên, bạn cần chú ý đặc biệt đến thời gian và thời hạn nộp, xin các giấy phép con tại các tỉnh thành.
Mỗi nơi đều có những quy định cụ thể riêng mà bạn cần phải đến làm việc với cơ quan chức năng của tỉnh đó để tìm hiểu và thực hiện một cách chính xác và hợp lệ nhất. Đồng thời, với những sự kiện có thể gây mất an ninh trật tự, ách tắc giao thông, bạn hãy gởi công văn thông báo cho chính quyền cấp phường xã sở tại để được hỗ trợ khi cần thiết.
Trên đây là những lưu ý về công việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện mà Bo Decor chia sẻ đến bạn. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm những hiểu biết và có sự chuẩn bị thật tốt cho các sự kiện sắp tới.
Nếu bạn đang có ý tưởng tổ chức sự kiện cuối năm, hãy liên hệ ngay đến Bo Decor Việt Nam nhé! Chúng ta sẽ cùng nhau tạo nên những không gian sự kiện ấn tượng nhất!