Tổ chức sự kiện gồm rất nhiều các công việc và các hạng mục lớn nhỏ cần phải chi tiêu với nhiều mức khác nhau. Trong khi đó, khách hàng lại rất ít khi đưa ra cho chúng ta một con số chính xác về ngân sách.
Tổ chức sự kiện gồm rất nhiều các công việc và các hạng mục lớn nhỏ cần phải chi tiêu với nhiều mức khác nhau. Trong khi đó, khách hàng lại rất ít khi đưa ra cho chúng ta một con số chính xác về ngân sách. Chính vì vậy mà việc lên kế hoạch ngân sách chi tiết là một việc làm vô cùng cần thiết để đưa ra mức chi tiêu phù hợp cho khách hàng và tránh các trường hợp thiếu hụt một cách hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu vấn đề này cùng Bo Decor trong bài viết dưới đây nhé.
Tips lập kế hoạch ngân sách sự kiện hiệu quả
Kế hoạch ngân sách cho sự kiện
Khi lập ngân sách cho sự kiện, chúng ta cần quan tâm những yếu tố mà khách hàng mong muốn, tập trung. Từ đó xác định và đưa ra kế hoạch cụ thể về những hạng mục cần chi tiêu, các khoản chi phí lớn, nhỏ bao gồm những gì,… và đưa ra danh sách và con số chính xác và phù hợp nhất.
Tìm kiếm nhà tài trợ
Đối với tổ chức sự kiện cộng đồng, phi lợi nhuận, việc tìm kiếm nhà tài trợ là một vấn đề vô cùng quan trọng. Nhà tài trợ sẽ giúp bạn có chi phí để thực hiện và đầu tư các hạng mục tổ chức. Đồng thời chúng ta thông qua sự kiện giúp họ quảng bá thương hiệu và xây dựng hình ảnh để phối hợp đôi bên cùng đạt được những lợi ích tốt nhất.
Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Đối với vấn đề thời gian: khi lựa chọn thời gian tổ chức bạn cần cân nhắc về việc thời gian đó có bị trùng lặp với những sự kiện khác không? Mức độ chênh lệch về chi phí tổ chức giữa tuần so với cuối tuần như thế nào? Ngoài ra, thời tiết cũng là một vấn đề mà bạn cần chú ý và luôn phải chuẩn bị kế hoạch dự phòng để sự kiện được diễn ra một cách tốt nhất.
++ Bạn có cần tìm: top đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo tại Hà Nội
Đối với địa điểm tổ chức: Lựa chọn địa điểm phải phù hợp với số lượng khách mời tham dự và đồng thời đảm bảo được vấn đề vệ sinh và an ninh, có bãi đỗ xe an toàn cho tất cả mọi người. Vấn đề giao thông cũng là một điểm cần chú ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức tại các thành phố lớn. Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào mỗi sự kiện mà địa điểm tổ chức lựa chọn cần được đảm bảo về mặt xây dựng thiết kế sân khấu, hệ thống đèn và ánh sáng,… để mang đến cho sự kiện những hiệu ứng tuyệt vời nhất.
Lựa chọn tiệc phù hợp
Chi phí cho menu tiệc trong sự kiện cũng là một vấn đề cần đặc biệt lưu ý. Mỗi sự kiện sẽ phù hợp với những loại khác nhau từ buffet, BBQ, tiệc trà, tiệc bánh ngọt,… Việc xác định loại tiệc phù hợp với đối tượng khách mời sẽ giúp bạn đưa ra chi phí phù hợp và làm hài lòng khách mời khi tham dự.
Các chương trình giải trí
Có thể nói đây là một khoản chi phí khá lớn khi tổ chức sự kiện. Từ việc thuê MC cho đến các khách mời, các ca sĩ,… để mang đến cho sự kiện những tiết mục độc đáo nhất và thu hút được sự chú ý của khách hàng. Đối với vấn đề này, bạn cần đánh giá và cân nhắc các phương án khác nhau để đưa ra sự lựa chọn phù hợp và tiết kiệm nhất khi chuẩn bị các tiết mục chương trình giải trí trong sự kiện.
Trên đây là những chia sẻ của Bo Decor về việc lập kế hoạch ngân sách chi tiêu khi tổ chức sự kiện. Hi vọng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức để chuẩn bị và tổ chức sự kiện một cách hoàn hảo và tốt nhất.
++ Mời bạn tham khảo thêm: top đơn vị tổ chức sự kiện triển lãm tại Sài Gòn