Tìm hiểu về quy trình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hoạt động bao gồm nhiều quy trình khác như từ chuẩn bị, thực hiện và kết thúc. Tuỳ vào lĩnh vực riêng của sự kiện mà đơn vị tổ chức cần có sự thay đổi và phân công khác nhau. Để tìm hiểu về một quy trình tổ chức sự kiện tổng quát, mời bạn đọc bài viết dưới đây của Bo Decor.

Trước sự kiện

Nội dung công việc trước sự kiện bao gồm các công việc như:

• Lựa chọn chủ để sự kiện: Chủ đề của từng sự kiện có thể bị chi phối bởi các yếu tố khác nhau như: quy mô, cách thức tổ chức, ý kiến khách hàng, văn hóa vùng miền, quan điểm và năng lực cá nhân của người… Việc lựa chọn chủ đề cần có tính sáng tạo, thể hiện tính riêng biệt và độc đáo, tránh các trường hợp sao chép hoặc lặp lại ý tưởng cũ.
• Sắp xếp kịch bản chương trình: là sự chuẩn bị những nội dung event sẽ diễn ra nhưng được trình bày trên giấy. Nó được gửi đến cho khách hàng cùng hợp đồng và báo giá cụ thể. Đây là công đoạn quyết định đến sự hợp tác cũng như giành được hợp đồng về cho đơn vị của mình. Chính vì vậy nó là công việc cần có sự chuẩn bị và đầu tư kỹ lưỡng về mọi mặt.
• Phân công công việc: Để thực hiện một sự kiện cần có sự hợp tác và phân công của rất nhiều người và bộ phận khác nhau. Việc lên kế và và sự sắp xếp phân công một cách hợp lý sẽ là một trong những yếu tố giúp sự kiện đạt được thành công khi thực hiện.

Trong sự kiện

Mọi người sẽ dựa theo bảng phân công công việc trước đó để thực hiện công việc đúng theo kế hoạch và nhiệm vụ được giao. Trong thực hiện cần có sự hợp tác và báo cáo kịp thời để có thể xử lý các sự cố một cách nhanh nhất, tránh làm ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng của sự kiện.

Mỗi bộ phận được phân công có trách nhiệm hoàn thành tốt phần việc của mình và đều đóng vai trò quan trọng như nhau để đạt được thành công chung của sự kiện. Trong quá trình thực hiện sự kiện, mọi công việc cần tuần theo sự phân công của trưởng ban tổ chức và trưởng ban tổ chức phải luôn có mặt và giám sát mọi công việc một cách kỹ lưỡng.

Sau sự kiện

• Thực hiện thu dọn sau sự kiện: Sau khi kết thúc, ekip tổ chức chương trình sẽ tiến hành thu dọn các vật dụng, vệ sinh rác thải và trả lại mặt bằng tổ chức. Đồng thời việc thanh toán hợp đồng cũng sẽ được thực hiện giữa các bên.
• Rút ra kinh nghiệm sau mỗi sự kiện: các bộ phận có trách nhiệm báo cáo lại các công việc, bao gồm cả những thiếu sót để có thể rút kinh nghiệm cho chương trình lần sau.

Trên đây là những chia sẻ của Bo Decor về quy trình tổ chức sự kiện hoàn thiện và chuyên nghiệp. Chúng tôi luôn cố gắng hết mình để mang lại cho bạn những dịch vụ và sản phẩm chất lượng nhất bằng cả trách nhiệm và sự tận tình trong công việc. Sự hài lòng của khách hàng chính là động lực giúp Bo Decor ngày một nỗ lực và phát triển trong tương lai.